VDoc 
La suite collaborative  

Développer une suite collaborative pour accompagner et aider les entreprises à mettre en place une organisation collaborative s’articulant autour des modules suivants :

• Business Process Management
• Gestion documentaire
• Portail collaboratif
• Gestion de contenu

VDoc Document Management : Une solution complète de Gestion Electronique de Documents (GED
Cas d’applications :
Le module de Gestion Electronique de Documents (GED) de la suite Vdoc est évolutif et intégré aux produits de la suite collaborative VDoc : Business Process Management, Portail collaboratif et gestion de contenu.

Il représente la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent produire des documents ad hoc, simplifier l’accès à l’information, valoriser leurs savoir-faire et améliorer la communication et la collaboration.
- La gestion des documents qualité (procédures, instructions, modes opératoires).
- La gestion des documents règlementaires soumis pour homologation.
- La gestion des documents techniques : fiches techniques, documents d’ingénierie, plans CAO,…
- La gestion des documents liés à une affaire (création automatique en liaison avec un configurateur et évolution en fonction du statut de l’affaire).
- La gestion des documents administratifs : courriers, fiches de poste,…
- La gestion des documents commerciaux : devis, commandes, factures, relances clients,…
- Indexation automatique de documents papier en aval d’outils de dématérialisation.
- Le stockage de documents issus d’un scanner, d’un fax, de la messagerie,…
- Et bien plus encore !

Bénéfices :
• Meilleure capitalisation du savoir-faire
- Classer, organiser et rationaliser vos documents
- Gérer l’information associée à chaque document
- Structurer les méthodes de travail et formaliser les bonnes pratiques
- Dématérialiser les flux d’informations documentaires

• Nouveaux gains de productivité, par l’accès direct à la bonne information
- Faciliter la recherche dans tout votre système documentaire
- Contrôler et automatiser le cycle de vie des documents
- Automatiser la création de dossiers : affaires, production, manuels techniques…
- Mesurer les impacts de modification sur l’ensemble de la chaîne documentaire
- Faciliter la consultation, définir les niveaux d’autorisation et sécuriser les accès

- Amélioration du service client et de la communication interne
- Faciliter la circulation et le partage de vos documents
- Distribuer l’information et la rendre accessible
- Diffuser au bon moment la bonne information à la bonne personne

- Amélioration de la qualité
- S’adapter aux exigences réglementaires et accompagner les démarches qualité (ISO, ITIL, Sarbane Oxley, HACCP, CFR21, eCTD…)

- Simplification de l’accès à votre système d’information
- Rendre vos documents intelligents par l’intégration d’informations provenant de différentes sources (ERP, CRM, CAO…)
- Accéder aux applications processus à partir d’un portail collaboratif et / ou l’intranet d’entreprise

VDoc Process : Automatisation et pilotage de processus sans programmation
Bénéfices :
Meilleure efficacité et agilité de votre organisation, par l’approche processus
- Rationnaliser, et partager les bonnes pratiques
- Dématérialiser et simplifier le travail de vos collaborateurs
- Optimiser et améliorer en continu la définition et la modélisation de chaque processus

Nouveaux gains de productivité, par l’automatisation des processus
- Automatiser chacune des étapes du flux de travail (Workflow) et distribuer des taches à vos collaborateurs
- Eliminer le temps perdu et le cout de la diffusion des formulaires et documents papiers
- Améliorer la communication interne et externe et accélérer les prises de décisions

Meilleurs contrôle et pilotage de votre activité, par le suivi de l’exécution des processus
- Enregistrer la traçabilité et mesurer la performance d’exécution de chaque processus
- Améliorer la vision de votre activité par l’analyse en temps réel des indicateurs et rapports associés à chaque processus

Amélioration du service client et de la communication interne
- Automatiser les taches répétitives et fastidieuses
- Diffuser au bon moment la bonne information à la bonne personne

Améliorer la qualité
- S’adapter aux exigences réglementaires et accompagner les démarches qualité (ISO, ITIL, Sarbane Oxley, HACCP, CFR21, eCTD….)

Simplification de l’accès à votre système d’informations
- Interconnecter les processus aux applications existantes
- Accéder aux applications processus à partir d’un portail collaboratif et/ou de votre Intranet d’entreprise

VDoc Portal Mise en place rapide de portails Intranet et ou Extranet

VDoc Portal est la réponse à la mise en place de :
- Intranet d’entreprise, intégration des processus collaboratifs, des documents et des applications existantes (ERP, Décisionnel, CRM…). Outils de pilotage
- Intranet Qualité, système documentaire qualité, processus et outil de pilotage
- Portail RH, processus ressources humaines, publication de documents et intégration des applications RH et Paies
- Intranet et Extranet de Service Clients, processus de réclamation et suivi des interventions client, base documentaire (maintenance, notices techniques) de connaissance et outil de pilotage.
- Extranet Partenaires et/ou réseau de distribution, animation de la communauté, documents et processus de Marketing, vente
- Extranet « E-Commerce », publication et navigation dans les documents techniques, process de suivi de commande et intégration ERP.

Avantages :

Simplicité d’utilisation
- Facilité de personnalisation à la charte de l’entreprise et /ou de la communauté adressée
- Publication efficace et intuitive multi -utilisateurs
- Pas de formation pour les utilisateurs

Souplesse et rapidité du déploiement
- Application Web, accessible depuis n’importe quel poste
- Intégration aux outils de messagerie et annuaire d’entreprise (LDAP)
- Egalement disponible en environnement hébergé

Evolutivité
- Architecture ouverte aux applications existantes (API, web services)
- Intégration très rapide avec les outils de pilotage d’entreprise
- (Tableaux de bords)

 

Easy Site Création, gestion et animation simplifiées de sites web (CMS)

Bénéfices :

Réduction des couts de production et de maintenance de vos sites internet et/ou extranet
- Créez vos sites sans formation, sans connaissances techniques et sans programmation.
- Devenez autonome dans la mise à jour et publication des informations.

Capitalisation et enrichissement d’un référentiel de contenus
- Structurez et organisez la publication de vos documents
- Optimisez la recherche de l’information

Communication et développement de votre image de marque
- Personnalisez facilement vos sites à la charte graphique de votre entreprise
- Donnez l’accès aux informations mises à jours et pertinentes

Accroissement du nombre de visites et fidélisation de vos clients
- Dynamisez la fréquence de la publication de vos informations ( multi-utilisateurs)
- Facilitez le référencement naturel de vos sites

2- Le catalogue des applications métiers

Applications Métiers (www.vdocapps.com)
Un catalogue d'applications métier prêtes à l'emploi est à votre disposition
Administratif
- Note de frais
- Demande d’achats

Ressources humaines
- Demande de congés
- Réservation de voyage

Support client
- Réclamation client
- Hotline & Demande de service

Système d’information
- Demande d’intervention informatique

Marketing
- Suivi des opportunités
- Témoignage client

Finance
- Recouvrement client